A tanúsítás folyamata

Általános tájékoztató

Egy szervezet irányítási rendszerének felülvizsgálatát az adott szakterületen jártas audit-team végzi, a tanúsítási tevékenységre vonatkozó MSZ EN ISO/IEC 17021-1:2016 szabvány figyelembevételével. A szervezet nagyságától függően az audit-team egy személyből (vezető auditor) is állhat, illetve több auditor is részt vehet az auditon, valamint külső szakértőket is bevonhatunk, amennyiben a szervezet tevékenysége megkívánja. A szervezet irányítási rendszerének legalább 3 hónapja kell működnie a felülvizsgálat megkezdése előtt.

A tanúsítási folyamatban résztvevő auditorok nevét és a tanúsítás pontos időpontját írásban közöljük. Amennyiben Önöknek az audit-team bármely tagjával kapcsolatban kifogásuk merül fel, kérjük az értesítést követő 5 napon belül történő írásos közlését annak érdekében, hogy a kijelölt audit team összetételen változtatni tudjunk.

Az audit pontos időbeosztását az audit előtt 2 héttel korábban az audit tervben juttatjuk el Önöknek.

Amennyiben a felülvizsgálat során szakszerűtlenséget tapasztalnának, kérjük, jelezzék írásban az European-Cert Kft. ügyvezető igazgatójának, aki első fokon intézkedik a panaszok, fellebbezések kivizsgálásáról.

Kapcsolatfelvétel, igényfelmérés
Árajánlat és szerződéskötés
Auditor(ok) kijelölése
Előaudit (Opcionális)
Dokumentáció felülvizsgálata és audit tervezése
Helyszíni audit lefolytatása
Jelentés készítése
Tanúsítvány kiállítása
Felülvizsgálati audit
Tanúsítvány megújítása

Lehet akár egyéni vállalkozó, kis- és középvállalkozás vagy  multinacionális cég – szakmai tapaszalatunk és magasan képzett vezető auditoraink garantált megoldást nyújtanak rendszerük tanúsítására.

A tanúsítás folyamata

2. Tanúsítási/minősítési eljárás

A tanúsítás célja:
Rendszeres és független vizsgálat annak meghatározására, hogy egy felülvizsgálandó szervezetnél,

– az irányítási rendszer elemei megfelelnek-e a vonatkozó szabvány követelményeinek,
– az irányítási tevékenységek és ezek eredményei megfelelnek-e a tervezett intézkedéseknek,
– ezeket az intézkedéseket hatékonyan bevezették-e,
– valamint az intézkedések alkalmasak-e a célok elérésére.

Az irányítási rendszer megfelelősége esetén lehetséges a Tanúsítási jegyzékbe történő felvétel és a Tanúsítvány kiadása.

2.1. Ajánlatkérés, szerződéskötés

A Megbízó az „Ajánlatkérés tanúsításra” adatlapot kitölti majd ezután visszajuttatja a European-Cert Kft.-hez, aki elkészíti az ajánlatot. Az ajánlat mellékletét képezi a tanúsítószervezet által aláírt Megbízási szerződés. Az ajánlat elfogadása esetén a Megbízó is aláírja és visszaküldi a szerződést. A szerződés a Megbízási szerződés mindkét fél cégszerű aláírásával jön létre.

 

2.2. Előaudit

Az irányítási rendszerek felülvizsgálata során a Megbízó külön kérésére tartunk előauditot. Az előaudit célja a rendszer működésében a nem megfelelő, illetve a hiányzó elemek feltárása. Az előaudit a minősítő audit szerint zajlik, az auditor a benyújtott dokumentumokat (Kézikönyv, Eljárások) áttekinti. A felülvizsgálandó szervezet munkatársait interjú módszerrel kérdezik meg a felülvizsgálatot lefolytató auditorok az irányítási rendszer működéséről, betekintenek a dokumentumokba, feljegyzésekbe. Az előauditról írásbeli jelentést adnak az auditorok, melyben kiértékelik a szabvány elemeitől való eltérést, annak érdekében, hogy azokat a felülvizsgált szervezetnek a minősítő auditig legyen módja javítani.

2.3. Dokumentum átvizsgálása

Az audit várható időpontja előtt legalább 2 héttel korábban a Megbízónak be kell nyújtania a dokumentumokat (Kézikönyv, Eljárások) felülvizsgálat céljából. A dokumentumok kiértékeléséről az audit időpontja előtt legalább 1 héttel korábban megkapja az írásos jelentést a Megbízó.

Amennyiben az átvizsgálás során a dokumentumokban súlyos nemmegfelelőségeket tárnak fel a vizsgálatot végző auditorok, akkor az auditot nem lehet lefolytatni. Ebben az esetben a hibák kijavítását kérjük a Megbízótól 30 napon belül. A dokumentum vizsgálat során feltárt nem megfelelőségek megszüntetése és ellenőrzése után lehet lefolytatni az auditot. Ha a megadott határidőre nem érkeznek vissza a javított dokumentumok, élünk a szerződésbontás lehetőségével.

2.4. Tanúsító audit

A tanúsító audit 1. és 2. szakaszból áll. A tanúsítóhely dönti el a bekért dokumentáció és egyéb információk alapján, hogy a tanúsító audit 1. szakaszát a Megbízó telephelyén vagy saját telephelyén folytatja le. Az 1. szakasz szerinti vizsgálat eredményről minden esetben jelentést küld a tanúsítóhely Megbízónak.

A tanúsító audit 2. szakaszát a kijelölt audit team minden esetben Megbízó telephelyén végzi.

A 2. szakasz lefolytatása audtterv alapján történik. Az audit időtartamát az Auditterv tartalmazza.

Az auditálási folyamat a nyitó értekezlettel kezdődik a felülvizsgálandó szervezetnél, amelyen a szervezet felső vezetői és a European-Cert Kft. auditorai, esetleg szakértői vesznek részt.

 

Az auditorok vizsgálata a Megbízó által választott szabvány valamennyi pontjára (fejezetére) kiterjed. Ennek során a vizsgálatokat az alábbi munkamódszerrel végezzük:

– dokumentumok (Kézikönyv, Eljárások, Utasítások, egyéb dokumentumok, feljegyzések) vizsgálata,
– a szabványpontok szúrópróbaszerű, mintavételes ellenőrzése minden szervezeti egységnél, a bevezetés, megvalósítás hatékonyságának ellenőrzése,
– a működési folyamatok, tevékenységek és a meglévő körülmények megfigyelése,
– a működési folyamatok és az előírások közötti összhang ellenőrzése,
– interjú a felelős vezetőkkel, érintett munkatársakkal.

Az audit során feltárt nem megfelelőségekről (van lehetőség az audit végéig javítani ezeket, ha a hiba jellege lehetővé teszi) eltérésjelentést készítünk, melyben a szervezetnek írásban nyilatkoznia kell azok elfogadásáról, illetve a hibák kijavításának módjáról és határidejéről, melyet legkésőbb az auditot követő 30 napon belül kell visszajuttatni a European-Cert Kft.-hez.Amennyiben a tanúsító audit 2.szakaszt követő 6 hónapon belül a helyesbítő tevékenység megvalósulását a tanúsító testület nem tudja igazolni, úgy egy másik 2.szakaszt kell végrehajtani a tanúsításra való ajánlás előtt. A Tanúsítvány kiállításának folyamata az eltérésjelentésben szereplő eltérések javítását igazoló dokumentumok beérkezését követően indul meg. A tanúsításról a Megbízó részére Auditjelentést küldünk.
Az auditjelentés a tanúsító szervezet tulajdona. Harmadik félnek történő kiadásához a tanúsító szervezet beleegyezését kell kérni.

2.5. Utóaudit

A felülvizsgálat során a nemmegfelelőségi kategóriáktól függően az audit-team megítélése alapján utóauditra kerülhet sor. Az utóauditon a kifogás tárgyát képező szabványpontotkat vizsgáljuk.

2.6. A Tanúsítvány kiállítása , hivatkozás tanúsított státuszra és a jelhasználat

Amennyiben az audit eredményeként a Tanúsítvány feltételek nélkül kiadható, a Tanúsító Szervezet (European-Cert Kft.) az audit jóváhagyását és a számla kiegyenlítését követően legkésőbb 10 napon belül megküldi a Tanúsítványt Megbízó részére.

Ha a Tanúsítvány kiadását az auditorok feltételekkel javasolják, akkor az eltérésjelentésben a helyszíni auditot követő 30 napon belül a szervezetnek nyilatkoznia kell a helyesbítő tevékenységekről. A Tanúsítvány kiadása az eltérések javításának az auditor által történő elfogadását követően, a Tanúsítóhely jóváhagyása és a számla kiegyenlítése után legkésőbb 10 napon belül megtörténik. Az árajánlat tartalmazza, hogy hány darab tanúsítvány kiállítása ingyenes, további tanúsítványokat a Megbízó költségtérítés ellenében igényelhet (lásd árajánlat). Igény esetén a tanúsított szervezet jogot kap (a tanúsítvány érvényességéig) az European-Cert Kft. által kiadott, a vonatkozó rendszer tanúsítását igazoló jel használatára, melynek díját az árajánlat tartalmazza.

Amennyiben csomagoláson olyan nyilatkozat vagy kísérő információ van elhelyezve, ami tanúsított irányítási rendszerre utal, nem sugallhatja hogy a termék-, folyamat- vagy szolgáltatás lett tanúsítva. A nyilatkozatnak, kísérő információnak tartalmaznia kell egyértelműen a Megbízó nevét, irányítási rendszer szabványát és a tanúsítványt kiállító tanúsító testület nevét. Megbízó a tanúsítást nem használhatja fel oly módon, amely a tanúsító testület és/vagy a tanúsítási rendszer hírnevét csorbíthatja és a közvélemény bizalmát megingatná. Megbízó nem keltheti azt a látszatot, hogy a tanúsítás olyan tevékenységekre és telephelyekre vonatkozik, amelyek valójában kívül esnek a tanúsítás érvényességi területén.

A jelet használója reklám célokra, üzleti levelezésen, prospektuson, szervezeti névjegyeken tüntetheti fel. Nem lehet  feltüntetni és azt a hatást kelteni, mintha a tanúsítás a termékre- illetve a vizsgálatra vonatkozna. A jelet a tanúsított szervezet addig jogosult használni, amíg a tanúsított állapot fennáll, illetve a Tanúsítványt nem függesztették fel, nem vonták vissza. Ezt követően a jelhasználatot köteles megszűntetni minden olyan helyen, ahol korában használta (pl. internet, brossúrák, hírdetés vagy más dokumentum). Ennek elmulasztása esetén a tanúsítóhely vezető írásban kérhet intézkedést. Ha az intézkedést a jel jogtalan használója 15 napon belül nem hajtja végre, akkor a Tanúsító Szervezet a jogsértést a saját honlapján nyilvánosságra hozza és jogorvoslatért a székhelye szerint illetékes bírósághoz fordulhat.

2.7. Felülvizsgálati audit

A felülvizsgálati auditot az European-Cert Kft. évente végzi. Ezek időpontját az esedékesség előtt legalább 2 hónappal korábban előzetes egyeztetés alapján közösen határozzuk meg. A tanúsított szervezet felülvizsgálati auditját a tanúsító audit utolsó helyszíni napjához számítva 1 ill. 2 év múlva, (- 3 hónapos határidőn belül) kell elvégezni. A felülvizsgálati audit során az irányítási rendszerben végrehajtott módosításokat, valamint az előző audit fázis során feltárt nem megfelelőségeket vizsgáljuk.

2.8. Megújító audit

A Tanúsítvány érvényességének (harmadik év) végén kerül sor a megújító auditra, ha igényt tart rá a Megbízó. Ennek időpontját a lejárat előtt 3 hónappal korábban egyeztetni kell az European-Cert Kft.-vel. Lehetőség van a tanúsítás lejáratát követően 6 hónapon belül a tanúsítás visszaállítására, amennyiben Megbízónál a megújító audit elvégezhető és a tanúsító testület által pozitív eredménnyel lezárható. Ellenkező esetben tanúsító audit 2.szakaszt kell lefolytatni.
Megújító audit esetén a tanúsítvány érvényessége a korábbi tanúsítási cikluson alapul.

2.9. Rendkívüli audit

Rendkívüli audit lefolytatására az alábbi esetekben kerülhet sor:

-egy harmadik fél a Tanúsítóhelynél panasszal él Megbízó tanúsított irányítási rendszerével kapcsolatban,
-ha a tanúsított állapothoz képest jelentős módosításokat hajtott végre Megbízó az irányítási rendszerében,
-Megbízó szűkíteni vagy bővíteni kívánja a tanúsított terület tevékenységi körét,
-Megbízó nem teszi lehetővé a felügyeleti audit előírt határidőn belüli lefolytatását, akkor a határidő lejártát követő 6 hónapon belül lehetőség van rendkívüli audit keretében a felfüggesztett státusz megszüntetésére, a tanúsított státusz visszaállítására.

A rendkívüli audit szükségességét, díját, menetét előzetesen a Megbízóval egyeztetjük.

2.10. Tanúsítvány felfüggesztése, visszavonása, törlése

A kiadott Tanúsítványok használatát fel kell függeszteni, ha:

– a felülvizsgálati audit eredményeként utóauditra van szükség,
– a felülvizsgált szervezet nem tartja be az European-Cert Kft. eljárás rendjében előírt vagy a maga által vállalt határidőket,
– a tanúsított szervezet irányítási rendszerével kapcsolatban kifogás merült fel és az ügyvezető igazgató írásos figyelemfelhívására 15 napon belül nem ad megfelelő választ.

A kiadott Tanúsítványt fizikailag vissza kell vonni a felülvizsgált szervezettől, akkor, ha
– a Tanúsítvány használatával visszaélt és a meghozott intézkedések ellenére is folytatja ezen tevékenységét,
– termékén olyan jelölést használ, mely azt a látszatot kelti, mintha az lenne tanúsítva és nem az irányítási rendszere,
– a szervezet a felülvizsgálati auditot nem teszi lehetővé, az előírt határidőn belül,
– a szervezet jelentős módosításokat hajtott végre a rendszerben és erről nem értesítette az European-Cert Kft.-t,
– az ellenőrzéskor megállapított tények azt bizonyítják, hogy a tanúsítvány kiadásakor meglévő feltételek már nem adottak,
– felülvizsgálati eljárás során az auditorok a Tanúsítvány fenntartását nem javasolják,
– a hatósági előírásokat nem tartják be.

A Tanúsítványok törlésre kerülnek a Tanúsítottak jegyzékéből, ha a Tanúsítvány bármely okból visszavonásra kerül. A tanúsítvány bármely okból történő visszavonása esetén a felülvizsgált szervezet köteles a visszavont érvényességű tanúsítványokat (valamennyi példányt) az European-Cert Kft. részére visszaadani. Amennyiben a megbízó érvénytelenített tanúsítvánnyal visszaél, magát továbbra is tanúsítottnak tünteti fel illetőleg nem adja vissza a tanúsítványt, akkor a tanúsítóhelynek jogában áll a székhelye szerint illetékes helyi illetve megyei bírósághoz jogorvoslatért fordulni.

3. Fellebbezés, panasz, jogorvoslati lehetőség

Fellebbezést, a tanúsítóhely eljárásával, döntésével szemben legkésőbb a kifogásolt döntés kézhezvételétől számított 15 napon belül, írásban lehet benyújtani.
Panaszt tehet bármilyen személy vagy szervezet egy a Tanúsítóhely által tanúsított szervezet irányítási rendszerének nem megfelelő működése vagy bármely más nem megfelelőség esetén.
Amennyiben a tanúsított szervezet irányítási rendszerével kapcsolatban panasz merül fel, arról írásban értesíti a Tanúsítóhely az érintett tanúsított szervezetet. Amennyiben a panasz kivizsgálása másként nem oldható meg, a Tanúsítóhely a tanúsított szervezetnél rendkívüli auditot tart, előre egyeztetett időpontban és témában. Alaptalan panasz esetén a panasztevőt terhelik az esetleges audit költségei. Amennyiben a kifogás beigazolódik a tanúsított szervezet viseli az audit költségeit. A rendkívüli auditon a kifogásolt terület kerül vizsgálatra, ennek eredményét követően dönt a Tanúsítóhely a korábban kiadott Tanúsítvány fenntartásáról, felfüggesztéséről, visszavonásáról. A döntésről, annak indoklásáról valamennyi érintett fél írásos tájékoztatást kap.
A fellebbezést, panaszt írásban kell benyújtani a Tanúsítóhely ügyvezető igazgatójának. (Levelezési cím: European-Cert Kft. 2094 Nagykovácsi, Pf. 112., Ügyvezető igazgató)
A fellebbezést, panaszt első fokon a Tanúsítóhely vizsgálja ki és hozza meg döntését. Amennyiben fellebbező illetve panaszos ezzel a döntéssel nem ért egyet, másodfokon a Pártatlansági Bizottsághoz fordulhat. (Levelezési cím: European-Cert Kft. 2094 Nagykovácsi, Pf. 112., Pártatlansági Bizottság)
Amennyiben a Pártatlansági Bizottság döntését sem fogadják el, lehetőség van az illetékes helyi illetve megyei bírósághoz jogorvoslatért fordulni.

Tanúsítóhely a fellebbező illetve a panaszos felé beadványának átvételéről, ügyének állásáról, az ügy eredményéről (döntésről, annak indoklásáról valamint a szükség szerint meghozott helyesbítésről és helyesbítő tevékenységről) illetve a további lehetőségekről írásos tájékoztatást ad, legkésőbb a beérkezéstől számított 30 napon belül.