A tanúsítás folyamata

A tanúsítás célja:
Rendszeres és független vizsgálat annak meghatározására, hogy egy felülvizsgálandó szervezetnél,

– az irányítási rendszer elemei megfelelnek-e a vonatkozó szabvány követelményeinek,
– az irányítási tevékenységek és ezek eredményei megfelelnek-e a tervezett intézkedéseknek,
– ezeket az intézkedéseket hatékonyan bevezették-e,
– valamint az intézkedések alkalmasak-e a célok elérésére.

Az irányítási rendszer megfelelősége esetén lehetséges a Tanúsítási jegyzékbe történő felvétel és a Tanúsítvány kiadása.

A Megbízó az „Ajánlatkérés tanúsításra” adatlapot kitölti majd ezután visszajuttatja a European-Cert Kft.-hez, aki elkészíti az ajánlatot. Az ajánlat mellékletét képezi a tanúsítószervezet által aláírt Megbízási szerződés. Az ajánlat elfogadása esetén a Megbízó is aláírja és visszaküldi a szerződést. A szerződés a Megbízási szerződés mindkét fél cégszerű aláírásával jön létre.

Az irányítási rendszerek felülvizsgálata során a Megbízó külön kérésére tartunk előauditot. Az előaudit célja a rendszer működésében a nem megfelelő, illetve a hiányzó elemek feltárása. Az előaudit a minősítő audit szerint zajlik, az auditor a benyújtott dokumentumokat (Kézikönyv, Eljárások) áttekinti. A felülvizsgálandó szervezet munkatársait interjú módszerrel kérdezik meg a felülvizsgálatot lefolytató auditorok az irányítási rendszer működéséről, betekintenek a dokumentumokba, feljegyzésekbe. Az előauditról írásbeli jelentést adnak az auditorok, melyben kiértékelik a szabvány elemeitől való eltérést, annak érdekében, hogy azokat a felülvizsgált szervezetnek a minősítő auditig legyen módja javítani.

Az audit várható időpontja előtt legalább 2 héttel korábban a Megbízónak be kell nyújtania a dokumentumokat (Kézikönyv, Eljárások) felülvizsgálat céljából. A dokumentumok kiértékeléséről az audit időpontja előtt legalább 1 héttel korábban megkapja az írásos jelentést a Megbízó.

Amennyiben az átvizsgálás során a dokumentumokban súlyos nemmegfelelőségeket tárnak fel a vizsgálatot végző auditorok, akkor az auditot nem lehet lefolytatni. Ebben az esetben a hibák kijavítását kérjük a Megbízótól 30 napon belül. A dokumentum vizsgálat során feltárt nem megfelelőségek megszüntetése és ellenőrzése után lehet lefolytatni az auditot. Ha a megadott határidőre nem érkeznek vissza a javított dokumentumok, élünk a szerződésbontás lehetőségével.

A tanúsító audit 1. és 2. szakaszból áll. A tanúsítóhely dönti el a bekért dokumentáció és egyéb információk alapján, hogy a tanúsító audit 1. szakaszát a Megbízó telephelyén vagy saját telephelyén folytatja le. Az 1. szakasz szerinti vizsgálat eredményről minden esetben jelentést küld a tanúsítóhely Megbízónak.

A tanúsító audit 2. szakaszát a kijelölt audit team minden esetben Megbízó telephelyén végzi.

A 2. szakasz lefolytatása audtterv alapján történik. Az audit időtartamát az Auditterv tartalmazza.

Az auditálási folyamat a nyitó értekezlettel kezdődik a felülvizsgálandó szervezetnél, amelyen a szervezet felső vezetői és a European-Cert Kft. auditorai, esetleg szakértői vesznek részt.

Az auditorok vizsgálata a Megbízó által választott szabvány valamennyi pontjára (fejezetére) kiterjed. Ennek során a vizsgálatokat az alábbi munkamódszerrel végezzük:

– dokumentumok (Kézikönyv, Eljárások, Utasítások, egyéb dokumentumok, feljegyzések) vizsgálata,
– a szabványpontok szúrópróbaszerű, mintavételes ellenőrzése minden szervezeti egységnél, a bevezetés, megvalósítás hatékonyságának ellenőrzése,
– a működési folyamatok, tevékenységek és a meglévő körülmények megfigyelése,
– a működési folyamatok és az előírások közötti összhang ellenőrzése,
– interjú a felelős vezetőkkel, érintett munkatársakkal.

Az audit során feltárt nem megfelelőségekről (van lehetőség az audit végéig javítani ezeket, ha a hiba jellege lehetővé teszi) eltérésjelentést készítünk, melyben a szervezetnek írásban nyilatkoznia kell azok elfogadásáról, illetve a hibák kijavításának módjáról és határidejéről, melyet legkésőbb az auditot követő 30 napon belül kell visszajuttatni a European-Cert Kft.-hez.Amennyiben a tanúsító audit 2.szakaszt követő 6 hónapon belül a helyesbítő tevékenység megvalósulását a tanúsító testület nem tudja igazolni, úgy egy másik 2.szakaszt kell végrehajtani a tanúsításra való ajánlás előtt. A Tanúsítvány kiállításának folyamata az eltérésjelentésben szereplő eltérések javítását igazoló dokumentumok beérkezését követően indul meg. A tanúsításról a Megbízó részére Auditjelentést küldünk.
Az auditjelentés a tanúsító szervezet tulajdona. Harmadik félnek történő kiadásához a tanúsító szervezet beleegyezését kell kérni.

A felülvizsgálat során a nemmegfelelőségi kategóriáktól függően az audit-team megítélése alapján utóauditra kerülhet sor. Az utóauditon a kifogás tárgyát képező szabványpontotkat vizsgáljuk.

Amennyiben az audit eredményeként a Tanúsítvány feltételek nélkül kiadható, a Tanúsító Szervezet (European-Cert Kft.) az audit jóváhagyását és a számla kiegyenlítését követően legkésőbb 10 napon belül megküldi a Tanúsítványt Megbízó részére.

Ha a Tanúsítvány kiadását az auditorok feltételekkel javasolják, akkor az eltérésjelentésben a helyszíni auditot követő 30 napon belül a szervezetnek nyilatkoznia kell a helyesbítő tevékenységekről. A Tanúsítvány kiadása az eltérések javításának az auditor által történő elfogadását követően, a Tanúsítóhely jóváhagyása és a számla kiegyenlítése után legkésőbb 10 napon belül megtörténik. Az árajánlat tartalmazza, hogy hány darab tanúsítvány kiállítása ingyenes, további tanúsítványokat a Megbízó költségtérítés ellenében igényelhet (lásd árajánlat). Igény esetén a tanúsított szervezet jogot kap (a tanúsítvány érvényességéig) az European-Cert Kft. által kiadott, a vonatkozó rendszer tanúsítását igazoló jel használatára, melynek díját az árajánlat tartalmazza.

Amennyiben csomagoláson olyan nyilatkozat vagy kísérő információ van elhelyezve, ami tanúsított irányítási rendszerre utal, nem sugallhatja hogy a termék-, folyamat- vagy szolgáltatás lett tanúsítva. A nyilatkozatnak, kísérő információnak tartalmaznia kell egyértelműen a Megbízó nevét, irányítási rendszer szabványát és a tanúsítványt kiállító tanúsító testület nevét. Megbízó a tanúsítást nem használhatja fel oly módon, amely a tanúsító testület és/vagy a tanúsítási rendszer hírnevét csorbíthatja és a közvélemény bizalmát megingatná. Megbízó nem keltheti azt a látszatot, hogy a tanúsítás olyan tevékenységekre és telephelyekre vonatkozik, amelyek valójában kívül esnek a tanúsítás érvényességi területén.

A jelet használója reklám célokra, üzleti levelezésen, prospektuson, szervezeti névjegyeken tüntetheti fel. Nem lehet  feltüntetni és azt a hatást kelteni, mintha a tanúsítás a termékre- illetve a vizsgálatra vonatkozna. A jelet a tanúsított szervezet addig jogosult használni, amíg a tanúsított állapot fennáll, illetve a Tanúsítványt nem függesztették fel, nem vonták vissza. Ezt követően a jelhasználatot köteles megszűntetni minden olyan helyen, ahol korában használta (pl. internet, brossúrák, hírdetés vagy más dokumentum). Ennek elmulasztása esetén a tanúsítóhely vezető írásban kérhet intézkedést. Ha az intézkedést a jel jogtalan használója 15 napon belül nem hajtja végre, akkor a Tanúsító Szervezet a jogsértést a saját honlapján nyilvánosságra hozza és jogorvoslatért a székhelye szerint illetékes bírósághoz fordulhat.

A felülvizsgálati auditot az European-Cert Kft. évente végzi. Ezek időpontját az esedékesség előtt legalább 2 hónappal korábban előzetes egyeztetés alapján közösen határozzuk meg. A tanúsított szervezet felülvizsgálati auditját a tanúsító audit utolsó helyszíni napjához számítva 1 ill. 2 év múlva, (- 3 hónapos határidőn belül) kell elvégezni. A felülvizsgálati audit során az irányítási rendszerben végrehajtott módosításokat, valamint az előző audit fázis során feltárt nem megfelelőségeket vizsgáljuk.

A Tanúsítvány érvényességének (harmadik év) végén kerül sor a megújító auditra, ha igényt tart rá a Megbízó. Ennek időpontját a lejárat előtt 3 hónappal korábban egyeztetni kell az European-Cert Kft.-vel. Lehetőség van a tanúsítás lejáratát követően 6 hónapon belül a tanúsítás visszaállítására, amennyiben Megbízónál a megújító audit elvégezhető és a tanúsító testület által pozitív eredménnyel lezárható. Ellenkező esetben tanúsító audit 2.szakaszt kell lefolytatni.
Megújító audit esetén a tanúsítvány érvényessége a korábbi tanúsítási cikluson alapul.

Rendkívüli audit lefolytatására az alábbi esetekben kerülhet sor:

-egy harmadik fél a Tanúsítóhelynél panasszal él Megbízó tanúsított irányítási rendszerével kapcsolatban,
-ha a tanúsított állapothoz képest jelentős módosításokat hajtott végre Megbízó az irányítási rendszerében,
-Megbízó szűkíteni vagy bővíteni kívánja a tanúsított terület tevékenységi körét,
-Megbízó nem teszi lehetővé a felügyeleti audit előírt határidőn belüli lefolytatását, akkor a határidő lejártát követő 6 hónapon belül lehetőség van rendkívüli audit keretében a felfüggesztett státusz megszüntetésére, a tanúsított státusz visszaállítására.

A rendkívüli audit szükségességét, díját, menetét előzetesen a Megbízóval egyeztetjük.

A kiadott Tanúsítványok használatát fel kell függeszteni, ha:

– a felülvizsgálati audit eredményeként utóauditra van szükség,
– a felülvizsgált szervezet nem tartja be az European-Cert Kft. eljárás rendjében előírt vagy a maga által vállalt határidőket,
– a tanúsított szervezet irányítási rendszerével kapcsolatban kifogás merült fel és az ügyvezető igazgató írásos figyelemfelhívására 15 napon belül nem ad megfelelő választ.

A kiadott Tanúsítványt fizikailag vissza kell vonni a felülvizsgált szervezettől, akkor, ha
– a Tanúsítvány használatával visszaélt és a meghozott intézkedések ellenére is folytatja ezen tevékenységét,
– termékén olyan jelölést használ, mely azt a látszatot kelti, mintha az lenne tanúsítva és nem az irányítási rendszere,
– a szervezet a felülvizsgálati auditot nem teszi lehetővé, az előírt határidőn belül,
– a szervezet jelentős módosításokat hajtott végre a rendszerben és erről nem értesítette az European-Cert Kft.-t,
– az ellenőrzéskor megállapított tények azt bizonyítják, hogy a tanúsítvány kiadásakor meglévő feltételek már nem adottak,
– felülvizsgálati eljárás során az auditorok a Tanúsítvány fenntartását nem javasolják,
– a hatósági előírásokat nem tartják be.

A Tanúsítványok törlésre kerülnek a Tanúsítottak jegyzékéből, ha a Tanúsítvány bármely okból visszavonásra kerül. A tanúsítvány bármely okból történő visszavonása esetén a felülvizsgált szervezet köteles a visszavont érvényességű tanúsítványokat (valamennyi példányt) az European-Cert Kft. részére visszaadani. Amennyiben a megbízó érvénytelenített tanúsítvánnyal visszaél, magát továbbra is tanúsítottnak tünteti fel illetőleg nem adja vissza a tanúsítványt, akkor a tanúsítóhelynek jogában áll a székhelye szerint illetékes helyi illetve megyei bírósághoz jogorvoslatért fordulni.

Fellebbezést, a tanúsítóhely eljárásával, döntésével szemben legkésőbb a kifogásolt döntés kézhezvételétől számított 15 napon belül, írásban lehet benyújtani.
Panaszt tehet bármilyen személy vagy szervezet egy a Tanúsítóhely által tanúsított szervezet irányítási rendszerének nem megfelelő működése vagy bármely más nem megfelelőség esetén.
Amennyiben a tanúsított szervezet irányítási rendszerével kapcsolatban panasz merül fel, arról írásban értesíti a Tanúsítóhely az érintett tanúsított szervezetet. Amennyiben a panasz kivizsgálása másként nem oldható meg, a Tanúsítóhely a tanúsított szervezetnél rendkívüli auditot tart, előre egyeztetett időpontban és témában. Alaptalan panasz esetén a panasztevőt terhelik az esetleges audit költségei. Amennyiben a kifogás beigazolódik a tanúsított szervezet viseli az audit költségeit. A rendkívüli auditon a kifogásolt terület kerül vizsgálatra, ennek eredményét követően dönt a Tanúsítóhely a korábban kiadott Tanúsítvány fenntartásáról, felfüggesztéséről, visszavonásáról. A döntésről, annak indoklásáról valamennyi érintett fél írásos tájékoztatást kap.
A fellebbezést, panaszt írásban kell benyújtani a Tanúsítóhely ügyvezető igazgatójának. (Levelezési cím: European-Cert Kft. 2094 Nagykovácsi, Szeles utca 20., Ügyvezető igazgató)
A fellebbezést, panaszt első fokon a Tanúsítóhely vizsgálja ki és hozza meg döntését. Amennyiben fellebbező illetve panaszos ezzel a döntéssel nem ért egyet, másodfokon a Pártatlansági Bizottsághoz fordulhat. (Levelezési cím: European-Cert Kft. 2094 Nagykovácsi, Szeles utca 20., Pártatlansági Bizottság)
Amennyiben a Pártatlansági Bizottság döntését sem fogadják el, lehetőség van az illetékes helyi illetve megyei bírósághoz jogorvoslatért fordulni.

Tanúsítóhely a fellebbező illetve a panaszos felé beadványának átvételéről, ügyének állásáról, az ügy eredményéről (döntésről, annak indoklásáról valamint a szükség szerint meghozott helyesbítésről és helyesbítő tevékenységről) illetve a további lehetőségekről írásos tájékoztatást ad, legkésőbb a beérkezéstől számított 30 napon belül.